Défis à relever en matière de gestion de projet

Quels sont les défis qu'un chef de projet doit relever ?

Certaines des demandes auxquelles un chef de projet doit faire face sont uniques à la fonction de gestion de projet et ne sont pas des questions auxquelles un directeur fonctionnel est nécessairement confronté au quotidien. Vous devez apprendre à composer avec toutes ces exigences :

-Obtention des ressources adéquates
-Obtention et motivation des membres d'une équipe
-Gestion des crises
-Recherche de compromis
-Communication avec l'ensemble des groupes

Obtention des ressources adéquates
Il arrive souvent que les ressources budgétées pour les projets ne soient pas suffisantes pour réaliser les objectifs. Il ne tient qu'à vous de déterminer le moment où la recherche de compromis sur les ressources est possible, le moment où différentes ressources s'avèrent nécessaires et leur mode d'obtention.

Obtention et motivation des membres d'une équipe
En règle générale, les membres de l'équipe d'un projet sont des employés issus de services fonctionnels au sein de l'organisation de base. Ces personnes ont été " empruntées " pour travailler sur un projet, ce qui risque de créer des tensions entre les parties. Il se peut que vous soyez parfois amené à négocier avec les directeurs de services fonctionnels pour obtenir le personnel dont vous avez besoin sur un projet donné.
En plus de former des équipes, vous devez les motiver. La motivation des membres d'une équipe d'un projet peut constituer un véritable défi, notamment si ceux sont les directeurs fonctionnels qui déterminent le salaire de ces employés et leurs possibilités d'avancement.
Dans ce cas, vous devez trouver d'autres moyens de motiver ces employés, comme par exemple, leur fournir un environnement de travail favorable à la liberté de création, ou donner à un membre de l'équipe qui bénéficie d'une grande expérience la possibilité de jouer le rôle de mentor auprès d'un membre moins expérimenté.

Gestion des crises
Étant donné que les projets mettent l'accent sur la production d'un produit ou service unique, certains obstacles peuvent apparaître. Il arrive souvent que des crises éclatent sans crier gare, c'est pourquoi vous devez absolument avoir de bonnes compétences en matière de gestion des crises. Vous devez avoir des facultés de gestion des incertitudes et des changements afin de surmonter les obstacles.

Recherche de compromis
Les chefs de projets doivent relever un défi difficile qui consiste à trouver un bon équilibre entre le délais, les coûts et les objectifs des projets. L'équilibre entre ces variables représente un défi constant car l'environnement d'un projet change souvent. Pour relever ce défi, vous devez faire des compromis en déterminant la variable qui contribuera à l'atteinte de l'objectif final du projet.

Communication avec l'ensemble des groupes
Le nombre de personnes impliquées dans un projet est si important que le développement et le maintien de canaux de communications efficaces peuvent représenter un véritable défi. Vous devez communiquer et justifier vos actions auprès des clients, de l'équipe de projet, du sponsor, du comité directeur, des autres parties prenantes, des entrepreneurs et de l'organisation de base.
Le développement d'un solide réseau de communication permet de fournir un accès aux connaissances que l'ensemble des chefs de projet doit communiquer aux autres. Vous devez mettre sur pied des canaux de communications avec toutes les parties intéressées afin de faciliter la diffusion efficace des informations.

Le fait de connaître chacun de ces défis et leurs facteurs fondamentaux vous permettra d'adopter une approche proactive pour les relever. En vous préparant à relever ces défis, vous augmentez vos chances de mener à bien la gestion de vos projets.