Défis à relever en matière de gestion de projet

Quels sont les défis qu'un chef de projet doit relever ?

Certaines des demandes auxquelles un chef de projet doit faire face sont uniques à la fonction de gestion de projet et ne sont pas des questions auxquelles un directeur fonctionnel est nécessairement confronté au quotidien. Vous devez apprendre à composer avec toutes ces exigences :

-Obtention des ressources adéquates
-Obtention et motivation des membres d'une équipe
-Gestion des crises
-Recherche de compromis
-Communication avec l'ensemble des groupes

Obtention des ressources adéquates
Il arrive souvent que les ressources budgétées pour les projets ne soient pas suffisantes pour réaliser les objectifs. Il ne tient qu'à vous de déterminer le moment où la recherche de compromis sur les ressources est possible, le moment où différentes ressources s'avèrent nécessaires et leur mode d'obtention.

Obtention et motivation des membres d'une équipe
En règle générale, les membres de l'équipe d'un projet sont des employés issus de services fonctionnels au sein de l'organisation de base. Ces personnes ont été " empruntées " pour travailler sur un projet, ce qui risque de créer des tensions entre les parties. Il se peut que vous soyez parfois amené à négocier avec les directeurs de services fonctionnels pour obtenir le personnel dont vous avez besoin sur un projet donné.
En plus de former des équipes, vous devez les motiver. La motivation des membres d'une équipe d'un projet peut constituer un véritable défi, notamment si ceux sont les directeurs fonctionnels qui déterminent le salaire de ces employés et leurs possibilités d'avancement.
Dans ce cas, vous devez trouver d'autres moyens de motiver ces employés, comme par exemple, leur fournir un environnement de travail favorable à la liberté de création, ou donner à un membre de l'équipe qui bénéficie d'une grande expérience la possibilité de jouer le rôle de mentor auprès d'un membre moins expérimenté.

Gestion des crises
Étant donné que les projets mettent l'accent sur la production d'un produit ou service unique, certains obstacles peuvent apparaître. Il arrive souvent que des crises éclatent sans crier gare, c'est pourquoi vous devez absolument avoir de bonnes compétences en matière de gestion des crises. Vous devez avoir des facultés de gestion des incertitudes et des changements afin de surmonter les obstacles.

Recherche de compromis
Les chefs de projets doivent relever un défi difficile qui consiste à trouver un bon équilibre entre le délais, les coûts et les objectifs des projets. L'équilibre entre ces variables représente un défi constant car l'environnement d'un projet change souvent. Pour relever ce défi, vous devez faire des compromis en déterminant la variable qui contribuera à l'atteinte de l'objectif final du projet.

Communication avec l'ensemble des groupes
Le nombre de personnes impliquées dans un projet est si important que le développement et le maintien de canaux de communications efficaces peuvent représenter un véritable défi. Vous devez communiquer et justifier vos actions auprès des clients, de l'équipe de projet, du sponsor, du comité directeur, des autres parties prenantes, des entrepreneurs et de l'organisation de base.
Le développement d'un solide réseau de communication permet de fournir un accès aux connaissances que l'ensemble des chefs de projet doit communiquer aux autres. Vous devez mettre sur pied des canaux de communications avec toutes les parties intéressées afin de faciliter la diffusion efficace des informations.

Le fait de connaître chacun de ces défis et leurs facteurs fondamentaux vous permettra d'adopter une approche proactive pour les relever. En vous préparant à relever ces défis, vous augmentez vos chances de mener à bien la gestion de vos projets.

Gestion de projet

Qu'est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet implique le recours à des connaissances, des processus, des outils et des méthodes spécifiques, afin de garantir un niveau de réussite égal ou supérieur à celui exigé des parties prenantes du projet. Le but de la gestion de projet est d'atteindre les objectifs prédéterminés de périmètre, de qualité, de délai et de coût qui ont été fixés pour le projet.
La gestion de projet consiste également à déployer des efforts pour obtenir la satisfaction des participants. Réussir une gestion de projet exige une équipe d'individus qui se consacrent à cet objectif. Dans leur recherche de la satisfaction des participants, les chefs de projet doivent prendre en considération les besoins des membres de l'équipe, ceux des intervenants et de toutes les autres personnes concernées par le projet.
Comment la gestion de projet s'articule-t-elle avec les autres fonctions d'encadrement ?
La plupart des connaissances et des techniques exigées d'un chef de projet sont spécifiques du processus de gestion du projet. Par exemple, les chefs de projet ne sont habituellement pas tenus d'effectuer une analyse du chemin critique ni de comprendre le mode opératoire des diagrammes de réseau. Cependant, certains domaines de la gestion générale et de la gestion de projet se recouvrent partiellement, comme la planification, l'affectation de personnel, la définition des attentes, l'organisation des personnes et des informations.

Quel rapport existe-t-il entre un projet et un programme ?

Les termes projet et programme sont souvent utilisés l'un pour l'autre. Cependant, bien qu'ils soient liés, ils ne sont pas synonymes.
Un programme est un groupe logique de projets connexes. Les sociétés gèrent souvent les projets conjointement afin d'obtenir des avantages dont ils n'auraient pas pu bénéficier si les projets étaient gérés séparément. Cette pratique leur permet également d'utiliser des processus similaires qui bénéficient de la gestion simultanée.
Supposons, par exemple, qu'un service marketing rencontre des difficultés à lancer le dernier produit de la société. Dans le cadre de ce programme il peut exister des projets particuliers pour atteindre chacun de ces objectifs :
-Planifier et lancer le produit lors du salon national
-Planifier la campagne de marketing
-Lancer le produit en interne
-Lancer le produit auprès des distributeurs
-Créer de nouveaux canaux de distribution pour le produit

Les pioniers du management de la qualité

En quoi Deming, Juran et Crosby ont-ils contribué au management de la qualité ?

Les pionniers des pratiques du management de la qualité cités ci-après sont convaincus que les défauts et les erreurs sont prévisibles et peuvent être éliminés avant d'avoir un effet négatif sur un projet.

Dr W. Edwards Deming

Dr W. Edwards Deming a émis la théorie que lorsqu'ils remédient à des problèmes, les chefs de projet apportent des modifications au projet dans 85 % des cas et que 15 % des problèmes qui sont survenus sont des erreurs que les membres de l'équipe pourraient corriger ou éviter.
Le cycle d'amélioration proposé par Deming fait appel à la planification de projet, la formation des membres de l'équipe, l'exécution efficace des activités, la vérification que ces activités remplissent les objectifs du projet et la documentation des leçons apprises. Ce cycle porte le nom de cycle Plan-Do-Check-Act (Planifier-Exécuter-Vérifier-Réagir).

Dr Joseph M. Juran

Dr Joseph M. Juran est à l'origine de ce que nous appelons la ''trilogie de Juran'', laquelle est axée sur l'amélioration de la qualité, la planification de la qualité et le contrôle qualité. Outre cette trilogie, Dr Juran est connu pour ses 10 étapes menant à l'amélioration de la qualité. Il a reconnu l'importance de créer des produits adaptés à l'utilisation qu'en feront les clients, et s'est intéressé à l'aspect légal des normes de qualité.

Phillip B. Crosby

Phillip B. Crosby est à l'origine d'une démarche qu'il a appelée les 14 étapes menant à l'amélioration de la qualité. Il a également formulé les quatre absolus de la qualité ; un produit doit être à la hauteur de toutes les exigences, la prévention des erreurs est à la base d'une qualité exceptionnelle, tous les projets doivent chercher à atteindre une qualité ''zéro défaut'', et les activités doivent s'effectuer correctement dès la première fois.